Te llega el depósito de la empresa de envío: Q1,920. Lo ves en tu banco y piensas «qué bien». Pero ¿cuánto debía ser? ¿De qué pedidos es? ¿Cuánto te retuvieron? Si no lo cuadras, nunca sabrás si faltó dinero.
El contra entrega no termina cuando el paquete se entrega. Termina cuando cuadras el depósito.
Al terminar podrás registrar un depósito de tu empresa de envío, cargar sus guías y cerrarlo cuando la diferencia sea Q0.00.
La idea clave
El cobro contra entrega sigue cuatro pasos:
- Pagas el flete al generar la guía.
- La empresa entrega y cobra el total a quien compró.
- Te deposita ese monto menos su comisión COD (la retención).
- Te manda un correo de liquidación con el detalle por guía.
En TopoApp registras el depósito y cargas cada guía de ese correo. El sistema calcula la retención y te dice si todo cuadra.
Cifras de ejemplo. El correo de liquidación trae 3 guías: Q700, Q650 y Q650 cobrados. La empresa retiene 4%.
- Esperado: Q700 + Q650 + Q650 = Q2,000.
- Retención: 4% de Q2,000 = Q80.
- Depósito correcto: Q2,000 − Q80 = Q1,920.
- Si en tu banco llegaron Q1,920, la diferencia es Q0.00 y puedes cerrar el depósito.
Si llegaron Q1,870, faltan Q50, y la tabla de guías te dice exactamente en cuál está la diferencia.
Hazlo en TopoApp
- Ve a Finanzas → Depósitos y toca Nuevo depósito. Solo la persona responsable tiene acceso.
- Llena: Empresa de envío, Fecha (el día que llegó a tu cuenta), Monto recibido, Método y, si quieres, Referencia y Notas. El depósito queda en estado Pendiente.
- Abre el depósito y carga cada guía del correo: Número de guía, Total cobrado al cliente y Monto depositado. Si el pedido existe, TopoApp lo enlaza solo.
- Revisa las tarjetas: Registrado, Esperado (guías), COD retenido y Diferencia vs depósito.
- Cuando Diferencia vs depósito esté en Q0.00, toca Cerrar depósito. Pasa a Cerrado y ya no se puede modificar.
Registra el depósito el mismo día que llega el correo de liquidación. Con el correo abierto, cargar las guías toma pocos minutos.
Un depósito cerrado ya no se modifica. Ciérralo solo cuando la diferencia esté en Q0.00.
El error que más cuesta
Registrar solo el monto total, sin cargar las guías. Así nunca ves cuánto te retuvieron ni detectas una guía que se cobró y no se depositó. Las guías son las que convierten un número del banco en dinero que puedes comprobar.
Registra en TopoApp el último depósito de tu empresa de envío, carga sus guías del correo de liquidación y ciérralo si la diferencia queda en Q0.00. Si no cuadra, anota en qué guía está la diferencia.
- El depósito llega con retención: el correo de liquidación trae el detalle por guía.
- Carga cada guía y deja que TopoApp calcule lo esperado y lo retenido.
- Cierra el depósito solo cuando la diferencia sea Q0.00.
