Hace dos meses notaste que un depósito venía con Q120 menos. Pensaste «luego reclamo». Luego llegaron más pedidos, más depósitos, y cuando por fin escribiste, la empresa de envío te dijo que ya no podía revisar guías tan viejas.
Los faltantes casi nunca son grandes. Son pequeños y se acumulan. Y cuanto más tarde reclamas, más difícil es recuperarlos.
La buena noticia: detectarlos a tiempo toma menos de lo que crees, si lo haces siempre el mismo día y con los datos a la mano.
Al terminar podrás revisar cada lunes tus cobros pendientes y reclamar cualquier faltante dentro de la misma semana.
La idea clave
Esta rutina conecta dos hábitos que ya conoces: tu cierre semanal (cero pedidos entregados sin cobrar) y el registro de depósitos guía por guía. Cada lunes revisas tres cosas:
- Depósitos en Pendiente: ¿hay alguno sin cerrar? ¿Por qué?
- Diferencias: ¿algún depósito tiene Diferencia vs depósito distinta de Q0.00?
- Por cobrar por empresa: en Cobros contra entrega, ¿alguna empresa acumula más de lo normal?
Si las tres están en orden, terminaste en 5 minutos. Si no, ya sabes a quién escribir.
Cifras de ejemplo. El lunes revisas y encuentras:
- Un depósito en Pendiente con diferencia de Q45 en una guía.
- Una empresa con Q2,100 por cobrar, cuando normalmente tiene unos Q800.
- Reclamas los Q45 con el número de guía y preguntas por los Q2,100. Resulta que un depósito se atrasó: llega el miércoles.
Si un faltante de Q45 se repite cada semana sin que lo notes, son Q2,340 al año.
Hazlo en TopoApp
- Elige tu hora fija del lunes, antes de abrir pedidos nuevos.
- Ve a Finanzas → Depósitos y busca los que siguen en Pendiente. Termina de cargar sus guías o anota qué falta.
- Revisa la Diferencia vs depósito de cada uno. Si no está en Q0.00, ubica la guía con diferencia en la tabla.
- En Finanzas, abre Cobros contra entrega y compara lo Por cobrar de cada empresa con una semana normal.
- Escribe hoy mismo a cada empresa con el número de guía y el monto exacto. Deja una Nota en el pedido.
Lleva en una nota del celular cuánto suele tener cada empresa por cobrar en una semana normal. Así detectas un atraso a simple vista.
El error que más cuesta
Reclamar sin datos: «creo que me falta algo del mes pasado». La empresa de envío necesita el número de guía y el monto. Con TopoApp los tienes en segundos; sin ellos, tu reclamo se queda en el aire.
Este lunes haz la revisión completa: depósitos en Pendiente, diferencias y Por cobrar por empresa. Si encuentras un faltante, reclámalo hoy con número de guía y monto, y agenda la rutina cada lunes.
- Cada lunes: depósitos pendientes, diferencias y por cobrar por empresa.
- Reclama con número de guía y monto exacto, dentro de la semana.
- Los faltantes pequeños, repetidos, se vuelven grandes.
