Son las 3 de la tarde y la empresa de envío pasa a las 4. Tienes 15 paquetes listos y estás copiando direcciones del chat a papelitos, a mano. En el paquete 11 escribes «zona 7» en vez de «zona 17». Ese paquete regresa.
Los errores de dedo no son descuido: son lo que pasa cuando haces lo mismo 15 veces con prisa.
Al terminar podrás imprimir la guía de cada pedido desde TopoApp y despachar tus pedidos del día en orden, sin copiar datos a mano.
La idea clave
Todo lo que va en la guía ya está en el pedido: nombre, dirección, empresa de envío y número de guía. No tiene sentido volver a escribirlo. TopoApp lo junta en una hoja lista para imprimir.
Además, el flujo de pedidos te ordena el despacho en cinco pasos:
- Confirmaciones: verificas los pendientes.
- Crear guías: asignas empresa de envío y número de guía.
- Empaque: ves qué empacar de los pedidos confirmados.
- Manifiesto: agrupas los pedidos listos para que los recoja la empresa de envío.
- Enviados: los marcas como en ruta.
Cifras de ejemplo. Despachas 20 pedidos al día. Copiar a mano cada dirección te toma 3 minutos.
- A mano: 20 × 3 = 60 minutos al día.
- Con Imprimir guía: menos de 10 minutos para todo.
- Si 1 de cada 50 guías a mano sale con un error y el paquete regresa, pagas ida y vuelta: con un envío de Q35, son Q70 perdidos más un cliente molesto.
En un mes de 25 días de despacho, recuperas unas 20 horas. Y los errores de dedo desaparecen.
Hazlo en TopoApp
- En el flujo de pedidos, abre Crear guías y asigna a cada pedido su empresa de envío y su número de guía.
- Abre el detalle del pedido y toca Imprimir guía. La hoja trae nombre, dirección, número de guía y empresa de envío.
- Usa Empaque para preparar los paquetes confirmados sin olvidar ninguno.
- En Manifiesto, junta los pedidos que va a recoger la empresa de envío.
- Cuando salgan, márcalos en Enviados para que pasen a en ruta.
Imprime las guías antes de empacar y pégalas en cada paquete en cuanto lo cierres. Así nunca se cruzan dos paquetes parecidos.
Si la empresa de envío te da el número de guía hasta después, puedes agregarlo en el campo Número de guía del pedido y volver a imprimir.
El error que más cuesta
Saltarte el registro del número de guía «porque ya lo tiene la empresa de envío». Sin ese número en TopoApp, no puedes dar seguimiento, compartirlo con quien compró ni cuadrar después el depósito del contra entrega. El número de guía es el hilo que une el pedido con su dinero.
Toma tus pedidos de hoy, asígnales empresa y número de guía en Crear guías e imprime sus guías desde TopoApp. Mide cuánto tardaste comparado con hacerlo a mano.
- Todo lo de la guía ya está en el pedido: imprímela, no la copies.
- El flujo Crear guías, Empaque, Manifiesto y Enviados ordena tu despacho.
- El número de guía en TopoApp conecta el pedido con su seguimiento y su cobro.
