Un día mandas con Forza, otro con tu motorista, y el kit que vendiste «con envío gratis» nadie sabe cuánto te dejó. A fin de mes no cuadra el efectivo y no sabes si el envío te deja algo o te está costando.
Ordenar los envíos empieza por dos cosas: que TopoApp sepa con quién envías y qué cargos salen de cada venta.
Al terminar sabrás elegir entre empresa externa e interna, guardar tus cargos y armar un pedido con precio de estrategia sin perder de vista tu ganancia.
Dos formas de enviar, dos tipos de empresa
En Configuración → Empresas de envío cada empresa es de uno de estos tipos:
- Externa (guía en su plataforma): couriers de terceros como Forza, Cargo Expreso o Guatex. Creas la guía en la plataforma del courier y pegas ese número de guía en el pedido de TopoApp.
- Interna (guía imprimible aquí): para quien tiene mensajería propia, su motorista o repartidor. TopoApp usa el número de pedido como número de guía (por ejemplo P-000123) y te da la guía lista para imprimir y pegar en el paquete.
En los dos casos el número de guía es la llave: con él concilias después el dinero en Depósitos y sabes qué pedidos ya te pagaron.
Cargos guardados y total a cobrar
Los cargos son lo que sale de cada venta: flete, empaque, comisión de pasarela. Los guardas una vez en Configuración → Cargos (fijo o porcentaje) y los aplicas al pedido con un toque.
El total a cobrar es lo que realmente paga tu cliente. Si lo dejas vacío se usa la suma de los productos; si tu estrategia es un precio especial, lo escribes ahí.
Cifras de ejemplo. La camisa vale Q400 y el pantalón Q800, pero lanzas el kit camisa + pantalón a Q500 con envío gratis.
- Agregas los dos productos y escribes Q500 en Total a cobrar.
- Aplicas tus cargos guardados: flete Q35 y empaque Q10.
- Tu cliente paga Q500, pero tu venta neta es Q455.
- La comisión de tu vendedor (10%) se calcula sobre esos Q455: Q45.50, no sobre el flete.
Ese es el punto: el «envío gratis» es una decisión de venta, pero el costo existe. TopoApp lo descuenta para que la ganancia y las comisiones salgan limpias.
Hazlo en TopoApp
- Ve a Configuración → Empresas de envío y toca + Agregar empresa.
- Escribe el nombre y elige el tipo: Externa para cada courier que uses, Interna si tienes mensajería propia.
- Si el courier tiene link de rastreo, pégalo en URL de rastreo. Si se queda con una comisión por cobrar contra entrega, actívala en Cobra COD.
- Ve a Configuración → Cargos y crea los que usas seguido: «Flete», «Empaque», «Comisión de pago».
- Al crear el pedido, aplica tus cargos y, si es precio de estrategia, escribe el Total a cobrar.
- En Operaciones → Crear guías, elige la empresa. Externa: pega el número de guía del courier. Interna: déjalo vacío y TopoApp usa el número de pedido.
- Toca Imprimir guía para sacar la hoja con remitente, destinatario, productos y monto a cobrar.
Si el courier tiene URL de rastreo configurada, tu cliente puede seguir su paquete solo. Mándale el número de guía por WhatsApp apenas la crees: te ahorras el «¿ya viene?».
Al crear el pedido eliges el método de pago: Efectivo contra entrega, Transferencia o Sin cobro. Contra entrega lo vemos a fondo en el próximo artículo.
El error que más cuesta
Regalar el envío sin registrarlo. Pones «envío gratis», cobras Q500 y anotas Q500 de venta. Pero el flete y el empaque salieron de tu bolsa, y además le pagas comisión al vendedor sobre dinero que nunca fue tuyo. Si el envío es gratis, que sea una estrategia con su cargo registrado, no un hueco en tus números.
Crea en Empresas de envío la empresa que más usas con su tipo correcto (externa o interna) y guarda en Cargos tu flete y tu empaque. En tu próximo pedido con precio especial, escribe el Total a cobrar y aplica los cargos.
- Externa: la guía se crea en la plataforma del courier y la pegas en el pedido. Interna: TopoApp usa el número de pedido y te da la guía para imprimir.
- Guarda tus cargos una vez y aplícalos en cada pedido.
- Total a cobrar = tu precio de estrategia; la ganancia y la comisión se calculan sobre el neto, después de cargos.
